Télétravail, de nouveaux besoins de management

Cet article est la suite logique de Télétrail, coté technique”

Après avoir réglé les problèmes techniques du télétravail à cause du COVID 19, voilà le temps des vrais chalenges : le management d’équipes à distance.

Comme la plupart d’entre nous, ma culture du travail en entreprise est basée sur le présentiel : tout le monde dans un même espace à un même moment (ça ressemble à une pièce de théâtre comme concept, d’ailleurs…). Cette organisation est la base du salariat, avec son “lien de subordination”. Comme tous les managers, j’ai les biais classiques : les salariés doivent faire des heures, quand ils sont à coté de moi je sais qu’ils travaillent, etc. (je m’auto-caricature un peu)

Du jour au lendemain

Cette culture est évidement totalement incompatible avec le travail à distance, qui va être de longue durée en plus ! Le constat est simple, la remise en cause est violente.

Comment faire ? Il se trouve que quelques entreprises sont précurseuses sur le travail à distance, à tel point que certaines n’ont absolument plus aucun bureau. Je connais quelques startups, par exemple Gitlab, Automattic (les créateurs de Wordpress), Buffer, Invision, Zapier. Et beaucoup d’entre elles partagent leur organisation. Gitlab a publié toutes ses pratiques dans un guide très complet (en).

C’est quoi le problème ?

Coté manager, la première inquiétude concerne la productivité. Est-ce que l’entreprise va encore fonctionner ?

Un ensemble de process existent de façon informelle dans des bureaux, les gens se parlent, échangent, règlent des problèmes tous seuls. A distance, ça ne fonctionne plus.

Voir ses collègues tous les jours permet aussi de simplement constater qu’ils travaillent et si je caricature, qu’ils ne sont pas au bord de la piscine.

Construire la confiance

J’ai souvent lu qu’il fallait donner une totale confiance à ses salariés. C’est bien plus facile à dire qu’à faire… Mais pour cela j’ai travaillé sur la construction d’un environnement qui permet de construire cette confiance, particulièrement avec une transparence totale.

Bien séparer le travail et le perso

Le travail à distance longue durée est aussi une nouveauté pour toute l’équipe. Personne n’a d’habitudes, et j’ai même senti chez certains une appréhension. En temps normal, le télétravail ne convient pas à tout le monde, alors là, imposé c’est encore plus compliqué.

En me basant sur les témoignages de télétravailleurs, j’ai compilé quelques bonnes pratiques pour se créer de nouveaux rituels de travail et j’ai sensibilité toute l’équipe sur le sujet :

se créer un rituel du matin pour lancer la journée, et tant que possible très différent de ce que vous faites à la maison d’habitude. Moi, je me fais un Thermos de thé, ce qui m’évite de passer à la cuisine dans la journée et du coup de grignoter !
d’organiser un lieu de travail le plus clairement identifié possible. J’ai même suggéré de déplacer son bureau actuel et le mettre à un autre endroit. Personnellement, c’est ce que j’ai fais (en même temps, la chambre d’amis en ce moment…). C’est aussi essentiel pour quitter le travail en fin de journée.
s’imposer des horaires de travail fixes, et strictement respectés. La plus part a choisit de travailler plus tôt, d’abord parce qu’ils gagnent du temps sur les déplacements, et en suite parce qu’en fin de journée, seul, la motivation peut baisser.
s’habiller différemment les jours de travail, toujours pour marquer la séparation travail / perso.

Au départ, j’avais énoncé que la garde d’enfants était incompatible avec le télétravail mais vu les circonstances (la fermeture des écoles), j’ai mis de coté ce principe.

D’habitude, je ne crois pas à la séparation vie professionnelle et vie personnelle (On n’a qu’un cerveau), mais cette discipline est essentielle, aussi bien pour l’entreprise et la concentration lors des temps de travail, que pour le salarié qui ne doit pas se sentir tout le temps au travail !

Rendre transparent

D’autant plus que tout le monde est à distance, il est essentiel de se forcer à communiquer beaucoup plus que normalement.

De nouvelles habitudes sont à prendre pour tout le monde : passer sur une organisation autour de l’écrit. Personnellement, j’ai l’habitude, vous n’imaginez pas le nombre de pages que j’ai écrites dans Notion, notre outil de gestion de la connaissance. Mais les équipes n’ont pas forcément cette approche, moi je l’ai construite pour gagner du temps, et éviter de répéter les choses (maintenant, je renvois vers les docs, les procédures… quel gain de temps !).

La culture de l’écrit à distance est essentielle parce que les contacts ne sont pas forcément synchrones, et qu’en plus la communication informelle n’existe plus.

Toujours pour construire cette transparence, nous avons maintenu toutes les réunions d’équipe, évidement, c’est le minimum.

Reporting quotidien

Savoir sur quoi tout le monde travaille est essentiel, aussi bien pour le manager, que pour les autres membres de l’équipe. L’idée n’est pas du tout de “fliquer” les salariés, mais d’apporter vraiment de la transparent et du partage.

Je n’ai rien inventé d’ailleurs, nous avons juste repris le “standup meeting” des méthodes agiles. Un standup meeting, c’est 3 questions très simples posées le matin :

Sur quoi a tu travaillé hier ?

Petit reporting rapide.
Que prévois tu aujourd’hui ?

J’aime bien cette question, elle permet à chacun de se forcer à s’organiser et planifier se journée.
Est-ce que tu es bloqué sur quelque chose ?

Cette dernière question a pour objectif de demander de l’aide au reste de l’équipe. Moi, ça me permet de voir si je peux aider quelqu’un.
Et j’ai ajouté une 4e question : Quel est ton humeur du jour ?
- 🤩 Fantastique
- 😋 Cool
- 🤨 Je ne sais pas
- 😕 Bog
- 😫 La déprime totale
Super important pour détecter les évolutions dans le bien être de tout le monde.

Ces standup meetings sont pilotés par un bot (Standup Alice) dans notre Slack (ça marche aussi pour MS Team). Tous les matins à 9h, Alice envoie le petit questionnaire et publie tous les résultats par équipe avant midi.

S’assurer du bien être de tous

Globalement, il faut sur-investir dans le management : nous avons aussi mis en place des “1 to 1”. Ces points individuels hebdomadaires permettent de s’assurer du bien être de chacun individuellement, et aussi de faire le point sur l’avancé du travail.

Je vous partage notre plan d’entretien :

Checkin
- Comment ça va ?
- La semaine s’est bien passée ?
- Tu as des choses dont tu veux discuter ?
- Tu as une idée de chose à faire spécifiquement pour toucher les clients en ce moment ?
Rappels
- La semaine dernière je t’avais demandé
- La semaine dernière tu m’avais demandé
Dossier en cours
- Sur quoi tu travailles en ce moment ?
- Tu rencontres des difficultés ?
- Est-ce-qu’il faut qu’on pose une réunion pour discuter plus en détails d’un sujet ?
- Tu as terminés des missions ?
Actions

La première fois, on aborde tout en 3/4 d’heure, mais après 30 minutes suffisent ; l’idée n’est pas de rentrer dans le détail de dossier à ce moment là.

Organiser de l’informel

La machine à café virtuelle est indispensable pour garder des discutions et de la convivialité bien réelle.

Dans notre outil de chat, Slack, nous avons un canal #machine-à-café pour se dire bonjour, au revoir, tout simplement, mais aussi discuter de tout ce que l’on veut. Le canal #astuce-covid nous permet aussi de partager nos bons plans, que ce soit les livres gratuits, des commerces qui livrent ou des cours de Yoga en ligne…

Après une semaine

Bientôt 10 jours de confinement et de cette nouvelle organisation, j’ai justement fait un réunion générale ce matin, la première chose que j’ai fait, c’est de féliciter tout le monde : pas un seul salarié ne s’est démobilisé, y compris ceux pour lesquels c’est le plus difficile en ce moment : les commerciaux.

Conclusion

Toutes les pratiques mises en place ont toujours plusieurs objectifs, vouloir uniquement s’occupe du contrôle est évidement une très mauvaise idée. Trois objectifs sont couverts par ces pratiques :

développer l’autonomie,
prendre soin de ses salariés,
suivre l’avancé les tâches portés par les équipes.

Avant d’être passé en isolement, nous n’avions pas vraiment de pratiques managériales très marquées, mais maintenant, avec les 1 to 1 et les standup meetings nous avons deux très bons outils que nous allons garder une fois de confinement terminé.

Personnellement, je n’ai qu’un seul but en tant que manager : me rentre totalement dispensable, voire ne plus être utile à l’entreprise… mais je dois encore beaucoup travailler pour ça.

Cet article est la suite de “Télétravail, coté technique”, qui devait au départ être une coute introduction à celui ci ! Si vous l’avez raté, il n’est pas trop tard.