Télétravail, coté technique

Comme beaucoup d’entreprises, nous sommes passés en mode 100% télétravail. Nous pouvions fermer les bureaux, donc nous l’avons fait.

Je commençais à réfléchir à l’organisation du télétravail depuis le début de la semaine : avec l’Italie en confinement, c’était évident qu’on allait aussi y venir rapidement. Du coup, avec Vincent, mon CTO nous avons commencé à y réfléchir, et voir quelle organisation nous pourrions mettre en place.

Pour moi, la partie technique n’est qu’un détail. Le plus déboussolant, c’est l’organisation qui va avec ! J’en parle dans l’article qui suit celui là : Télétravail, de nouveaux besoins de management.

Déjà quelques habitudes de télétravail

Mais je sais que pour certaines (la plus part ?) entreprises ça n’est pas du tout naturel. J’ai eu le retour de mon banquier par exemple : seulement 20% des ses logiciels quotidiens sont disponibles à distance.

Déjà en temps normal, SPREAD autorise :

l’ensemble des salariés à travailler à la maison s’ils ont besoin (environ une journée par mois),
d’autres travaillent régulièrement à la maison parce qu’ils habitent loin (généralement une journée par semaine)
et nous avons un développeur à 100% en télétravail (👋🏻coucou Julien).

Les outils du quotidien

Mais pour autant, même chez nous, tout le monde n’est pas forcément équipé pour travailler 100% à distance. Quand c’est très ponctuel, ils s’organisent pour avoir de quoi travailler le jour J…. mais ils ne peuvent pas forcément tout faire.

Nous avons des outils en place déjà adapté à une organisation distribuée :

Un système chat, chez nous c’est Slack Indispensable pour diffuser facilement de l’information, créer des discutions ponctuelles entre un groupe de personne,
Des logiciels métiers accessibles, pour nous : une CRM commerciale, des outils pour les développeurs, la compta, la facturation. Nous utilisons presque uniquement des logiciels SaaS, donc 100% accessibles de n’importe où,
De la visioconférence : nous travaillons intégralement à distance avec nos clients, donc nous sommes déjà équipé, avec join.me et zoom.
Un outil collaboratif : Notion.so, avec un peu de Google Spreadsheet, évidement. Je pourrais vous parler pendant 10 heures de Notion tellement il a révolutionné la documentation interne, les procédures et la collaboration. Ils ont fait une petite page dédiée au Remote work, une bonne base pour voir toutes les possibilités.
Un serveur de fichiers disponible à distance, nous avons un Synology qui était déjà configuré pour les accès extérieurs, donc pas de problème.

Et pourtant, tout n’est pas facile

Mais tout n’était pas prêt : dès qu’on a des bureaux, on ne prend pas en compte les contraintes du remote pour tout le monde. Ils nous restaient donc quelques problèmes :

Certains personnes n’avaient pas d’ordinateur portable, vu la durée de l’isolement, ils ont déménagé leur poste fixe (ce sont des Mac Mini ou des iMac, c’est encore raisonnable.) Mais ça manque de webcam pour la visioconférence…
Même si elle était basé sur du softphone (logiciel sur l’ordinateur), notre système de téléphonie était connecté à un standard au bureau, et nous n’avons pas de téléphone portable d’entreprise. Du coup, j’ai ouvert des lignes téléphoniques à distance chez Ringover (👏🏻super réactif d’ailleurs)
Certains n’ont pas une connexion internet assez performante pour travailler, ou utilise uniquement de la 4G à la maison, avec un débit limité et pas suffisant pour travailler quotidiennement. Pour ceux là, j’ai commandé des clés 4G et des puces avec 50Go par mois, sur des abonnements sans engagement.
J’ai aussi ouverts des numéros de callconf chez OVH pour faciliter les réunions téléphoniques avec les clients (plus facile que de la visioconférence).

Vers une nouvelle informatique d’entreprise ?

Clairement, cette épisode va changer la façon d’organiser l’informatique interne :

D’abord, je vais équiper 100% des salariés en ordinateurs portables, aujourd’hui 2/3 le sont, mais c’est des économies de bout de chandelles.

En suite, il faudra aussi prévoir que 100% des outils soient accessibles à distance.

Mais les plus gros changement seront du coté management, parce que je compte bien garder les nouvelles pratiques de management mises en place à l’heure du télétravail.

Lire la suite : Télétravail, le défi du management

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